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L'URML-OI - RÉGLEMENT INTÉRIEUR


Réglement Intérieur de l'Union Régionale
des Médecins Libéraux de L'Océan Indien

Adopté le 04 février 2011

ARTICLE 1er - SIEGE DE L'UNION:

Le siège de L'URML est fixé au Port (Réunion).
Il pourra être transféré sur proposition du Bureau par simple décision de l'Assemblée de L'URML prise à la majorité des 2/3 de ses membres.

CHAPITRE I - REGLES DE FONCTIONNEMENT DE L'ASSEMBLEE PLENIERE

ARTICLE 2 - COMPOSITION DE L'ASSEMBLEE:

L'URML est administrée par une Assemblée qui regroupe l'ensemble des élus.

Les médecins qui cessent d'exercer leur activité médicale sous convention, pour quelque raison que ce soit et notamment du fait d'une sanction d'interdiction d'exercer ou d'interdiction de soigner les assurés sociaux, cessent d'office d'exercer leur mandat de membre de l'Assemblée. Si la cessation d'activité n'est que temporaire, l'exercice du mandat de membre de l'Assemblée est suspendu pendant la période correspondante.

Si la cessation d'activité est définitive, il est pourvu au remplacement du médecin intéressé dans les conditions prévues à l'article 3.

ARTICLE 3 - VACANCE DE POSTE :

Lorsqu'un siège devient vacant, le Bureau pourvoit à son remplacement pour la durée du mandat restant à courir en faisant appel au candidat venant en rang utile sur la liste électorale à laquelle appartenait l'ancien titulaire. Lorsque cette liste est épuisée, il n'est pas procédé au remplacement.

Toutefois, si la moitié au moins des sièges de l'Assemblée deviennent vacants, sans qu'il soit possible de pourvoir au remplacement, il est procédé au renouvellement de l'ensemble de ces sièges par voie d'élection, selon les modalités prévues à la section 3 du chapitre Unique du Décret 2010-585 du 2 juin 2010 relatif aux unions régionales des professionnels de santé.

Ce renouvellement a lieu pour la durée du mandat restant à courir. Ces dispositions ne sont pas applicables au cours de la dernière année du mandat de l'Assemblée.

ARTICLE 4 - FONCTIONNEMENT DE L'ASSEMBLEE :

1 - Réunions Plénières:

L'Assemblée plénière se réunit sur convocation de son Président La convocation est valablement, et sauf exception, transmise à chaque élu par voie télématique et déposée dans le serveur de l'Union à la rubrique 'prochaine réunion' et dans la boite aux lettres mail de chaque élu. Les élus trouveront sous cette rubrique tous les éléments diffusés pour éclairer leur prochain vote.
L'ordre du jour sera accessible à tous les abonnés.
Les Assemblées plénières siègent à jour de semaine et heure fixe le vendredi de 19heures30 à 22 heures 30 (heure limite), sauf décision majoritaire du Bureau.

  • Les Assemblées Ordinaires se tiendront, sauf absence d'ordre du jour, le premier vendredi non férié des mois d'avril, septembre et décembre.
  • Les Assemblées Extraordinaires pourront être convoquées sur l'initiative du Président où la convocation est de droit si la majorité absolue des membres composant l'assemblée le demande avec un délai de 20 jours.

Les Assemblées plénières annulées, faute de quorum, sont reportées à sept jours au moins, à vingt-huit jours au plus sur décision du Président, et se tiennent quelque soit le nombre de membres présents.

2 - Ordre du jour, Convocations et Déroulement de Séance :

L'ordre du jour est établi par le Bureau.
Tout élu peut proposer, et cinq membres au moins peuvent exiger, l'inscription d'une question à l'ordre du jour. La demande doit être adressée, par voie télématique, au bureau de L'URML 20 jours au moins avant la date de réunion de l'Assemblée.
L'ordre du jour est précisé soit sur la convocation soit ultérieurement.
Chaque convocation à une réunion se fera par voie télématique 10 jours avant la séance. Les documents concernant cette réunion seront transmis 8 jours avant la séance soit par voie télématique soit par courrier.
Chaque élu ayant pris connaissance de cette convocation, devra envoyer un avis de participation ou non à cette réunion.
Ceux qui n'auront pas répondus seront contactés par le secrétariat de L'URML par téléphone soit par fax.

La séance est ouverte à l'heure précise.
L'ordre du jour est minuté à l'avance, pour permettre à l'Assemblée de se prononcer sur tous les points inscrits, sans pouvoir dépasser trois heures.
Le président peut désigner un responsable de la gestion du temps. il est chargé du respect de l'ordre du jour et de son minutage. Le temps de parole lors d'une intervention d'un élu sera défini à l'avance. il ouvre et clôt la séance, gère les temps de parole autorisés.
Si le quorum n'est pas atteint, les travaux débutent sans qu'il soit possible d'engager un vote; le président peut transformer l'assemblée générale en réunion de travail.

Chaque projet est présenté par son responsable. Une discussion peut avoir lieu dans un temps laissé à l'appréciation du président de séance avant de passer au vote.
Une question urgente peut être ajoutée à l'ordre du jour, en cours de séance, avec l'accord de la majorité des membres présents. Il pourra y avoir alors une prolongation de séance.
La séance est arrêtée à l'heure prévue. Seul le dépouillement en cours d'un vote peut justifier la prolongation de séance jusqu'à enregistrement de ce vote.
Les délibérations de l'Assemblée donnent lieu à l'établissement de procès-verbaux conservés au Siège de l'Union et signés par le Président et le Secrétaire ou leurs remplaçants.

3 - Validité des délibérations, Quorum :

L'Assemblée ne peut valablement délibérer que si la moitié au moms des membres qui la compose est présente.
Lorsque le quorum n'est pas atteint, l'Assemblée délibère valablement, après une nouvelle convocation, quel que soit le nombre des membres présents.
Lors de chaque Assemblée, le Secrétaire Général ou ses Adjoints établissent un registre où seront précisées les présences, les procurations, ainsi que les heures d'arrivée et de départ. Ce document sera joint au procès-verbal de la réunion et servira de base au calcul des indenmisations prévues à l'article 17.

Un élu ne pouvant assister à une AG pourra se faire représenter par un « remplaçant », qu'il aura contacté lui-même, qui n'est pas élu mais qui est sur la même liste que lui. Celui-ci participera aux débats et sera indenmisé comme les autres mais ne pourra pas pour le moment participer aux votes. Un élu absent pourra donc désigner à la fois un remplaçant et donner une procuration pour les votes à un élu titulaire.

ARTICLE 5 - VOTE et REGLES DE MAJORITE

1 - Mode de Scrutin :

Le scrutin est à bulletin secret pour les votes prévoyant une majorité qualifiée, comme définie ciaprès. "Dans les autres cas, où une majorité simple est requise, le vote est habituellement à main levée, mais à la demande d'au moins un membre, le vote peut être soit enregistré nominativement, soit à bulletin secret"

2 - Règles de Majorité :

Les décisions de l'Assemblée sont prises à la majorité des membres présents ou représentés, sauf dans les cas où une majorité qualifiée est requise.

La majorité qualifiée des Deux Tiers des membres présents est requise pour :

  • modifier le règlement intérieur et/ou le siège de l'URPS des médecins libéraux.
  • sanctionner un ou des membres élus de IURPS des médecins libéraux sur leurs absences, et sur leurs activités ou prises de position engageant l'URPS des médecins libéraux, ou faites en son nom.
  • l'adoption d'un projet dont le financement dépasse ou égale le quart du budget annuel de L'URML.

La majorité simple

  • adopter le budget prévisionnel annuel
  • approuver les comptes de l'année écoulée.

Dans les cas où une majorité simple est requise, s'il y a partage égal des voix entre les membres de l'Assemblée de L'URML, la voix du Président est prépondérante.

3 - Procurations :

Les membres de l'Assemblée peuvent se donner mutuellement procuration.
Chaque procuration est nominative, signée par le demandeur et conservée au procès-verbal par mail, télécopie et remise à l'élu. La signature du membre désigné sur le Fax valide alors le document sous sa seule responsabilité vis à vis de l'Union.
Nul ne peut être porteur de plus d'une procuration par séance.
La procuration devant rester une procédure exceptionnelle, nul ne peut se faire représenter plus de deux fois par année civile. Au-delà, le membre est considéré absent.
En cas de force majeure, un membre obligé de quitter la séance peut donner procuration à un membre restant pour la fin de cette séance. Cependant, ce départ ne pourra être comptabilisé comme une absence.

ARTICLE 6 - ROLE DE L'ASSEMBLEE

L'Assemblée administre L'URML. Elle a notamment pour rôle:

  • de décider sur toutes les questions figurant à l'ordre du jour joint à la convocation,
  • de contrôler l'action du Bureau,
  • d'approuver les comptes du trésorier, après avis de la Commission de Contrôle et de se prononcer sur le budget prévisionnel

ARTICLE 7 - ASSIDUITE, EXACTITUDE, INDEMNISATION

1 - Conditions d'indemnisation :

Les fonctions de "membre de l'Assemblée" sont exercées à titre gratuit. Toutefois, les membres de l'Assemblée perçoivent au titre de ces fonctions le remboursement des frais de déplacement et de séjour dans les conditions prévues à l'article 17 du règlement.

2 - Retards et Absences aux Assemblées Plénières :

Les membres non représentés, en retard de plus de quinze minutes, sont identifiés et enregistrés absents, si leur absence empêche d'atteindre le quorum.
Tout membre élu, ayant atteint quatre absences non représentées sur une période de 24 mois, fait l'objet d'une délibération de l'Assemblée.

CHAPITRE II - BUREAU DE L'UNION

ARTICLE 8 - ELECTION DU BUREAU :

L'Assemblée de L'URML élit en son sein un Bureau qui comprend :

  • un Président et deux Vice-présidents,
  • un Trésorier et un Trésorier-Adjoint,
  • un Secrétaire et deux Secrétaire-Adjoints

Les membres du Bureau sont élus par un vote distinct pour chaque poste et dans l'ordre suivant :
Président, les deux Vice-présidents, Trésorier, Trésorier-Adjoint, Secrétaire, les deux SecrétaireAdjoints.

Quatre des membres du bureau sont issus du collège réunissant les médecins généralistes, un du collège réunissant les chirurgiens, les anesthésistes et les obstétriciens et trois du collège réunissant les autres médecins spécialistes.
L'élection des membres du Bureau a lieu au scrutin secret, à la majorité absolue des suffrages exprimés aux deux premiers tours, et à la majorité relative au troisième. En cas d'égalité de suffrages, le candidat le plus âgé est déclaré élu.

Les membres du bureau sont élus pour 5 ans. Ils sont rééligibles.

En cas de décès ou de démission de l'un des membres du bureau, il est procédé à son remplacement au cours de la première réunion de l'assemblée qui suit la vacance, selon les mêmes règles que ci-dessus.

ARTICLE 9 : INDEMNITES ET REMBOURSEMENTS DE FRAIS
DES MEMBRES DU BUREAU

Les membres du Bureau perçoivent au titre de leur fonction, le remboursement de leurs frais de déplacement et de séjour ainsi qu'une indemnité forfaitaire dans les conditions fixées à l'article 17

ARTICLE 10 : LE PRESIDENT - LES VICE-PRESIDENTS

Le Président représente L'URML en justice et dans tous les actes de la vie civile.
Il dirige les débats et préside l'Assemblée de L'URML. Il conduit le Bureau dans les démarches
extérieures. il signe toutes les communications, actes et conventions établis au nom L'URML.
Le Président nomme aux emplois, après avis du Bureau.
Les Vice-présidents assurent les missions du Président absent et l'assistent dans ses fonctions ordinaires.

ARTICLE 11 : LE SECRETAIRE - LES SECRETAIRE-ADJOINTS

Le Secrétaire dirige le secrétariat. il assure la correspondance de L'URML, réunit la documentation nécessaire au travail du Bureau et de l'Assemblée de L'URML, des collèges et des Commissions, veille à la publication des procès-verbaux qu'il signe avec le Président Il coordonne les travaux du Bureau, des Commissions, des collèges.
Il a la responsabilité de l'émargement et de la tenue des registres de présence
Il est assisté dans sa tâche par les Secrétaire-Adjoints.

ARTICLE 12 : LE TRESORIER - LE TRESORIER-ADJOINT

Le Trésorier encaisse les recettes provenant de la contribution des médecins, des dons, legs et concours financiers divers. Il solde les dépenses prévues au budget voté par l'Assemblée de L'URML. Il signe les chèques et ordres de virement divers.
En l'absence du Trésorier, le Trésorier Adjoint le supplée et signe les chèques et ordres de virement.
Chaque année, à la première Assemblée de l'Union, le Trésorier rend compte des dépenses et des recettes de l'exercice précédent dont la régularité a été vérifiée par la Commission de Contrôle et le Commissaire aux Comptes. Il présente le budget prévisionnel pour l'exercice en cours.

CHAPITRE III - ORGANISATION DU TRAVAIL

ARTICLE 13 : EMPLOIS PERMANENTS-EXPERTS :

Les emplois permanents sont assurés par les salariés de l'Union. Les experts sont des intervenants occasionnels, en fonction de leur compétence.

ARTICLE 14 - COLLEGES ET COMMISSIONS CHARGEES D'EXAMINER DES
QUESTIONS SPECIFIQUES:

1 - Les Collèges:

1-1 Fonctionnement

Chaque collège s'organise en conformité avec l'article 403-10 des statuts, dermer alinéa.
Il définit son projet et son programme annuel de travail.
Il désigne à sa première réunion et pour la durée du mandat un coordonnateur et un rapporteur non membres du Bureau sauf avis des % des collèges. Le quorum des réunions de collège est identique à celui de l'assemblée générale.
Cette désignation se fera par une élection à bulletins secrets et à la majorité simple.
Ils auront pour mission de coordonner les projets, de veiller qu'ils ne contreviennent pas aux objets de L'URML, afin de permettre l'utilisation de la fraction du budget alloué au collège conformément à l'article 4031- 40 des statuts.

1-2 Les moyens

Conformément à l'article 4031- 40 des statuts de L'URML, une fraction du budget total est dévolue aux actions des collèges pour chaque année. La fraction totale sera de 30 % du budget total de L'URML :

  • Le collège généraliste disposera de 15 %
  • Le collège spécialiste disposera de Il %
  • Le collège AOC disposera de 4 %

Lorsqu'un collège n'a pas défini de programme annuel de travail, la fraction totale ou résiduelle est réaffectée au budget général de L'URML.
Les collèges peuvent s'associer sur des projets communs.
Le président de L'URML ordonnance les dépenses, y compris la fraction mise à disposition des collèges.
Le trésorier établit avec chaque coordonnateur de collège la comptabilité analytique de chaque projet.

1-3 Limites et contrôles

Les comptes rendus des activités des collèges sont la propriété exclusive L'URML.

2 - Commission et Groupes de travail :

2/1 - Commission

La seule commission possible est la commission de contrôle des comptes définie par le décret 19932010-585 du 2 juin 2010 relatif aux unions régionales des professionnels de santé.

2/2 - Groupes de travail au sein des collèges

Un groupe de travail peut être réuni autour d'un projet ou d'une activité de L'URML prévue par la Loi.
Tout projet ne peut être envisagé qu'avec un Chef de Projet membre élu de L'URML.
Le chef de projet est responsable de l'argumentaire éventuel, du cahier des charges et de la réalisation devant le Bureau de l'Assemblée, en association avec le coordonnateur et le rapporteur du collège.
Tout électeur peut participer de droit à l'élaboration du projet après information du Bureau, sa participation est consignée dans les comptes-rendus.
Des experts non-électeurs (médecins ou non), peuvent être associés :

  • à l'élaboration d'un projet sur acceptation du bureau de L'URML
  • à la réalisation d'un projet, sur décision de l'Assemblée plénière.

2/3 -Groupes de travail non spécifiques à un collège

Un projet peut être élaboré sur l'initiative de tout électeur ou élu de l'Union, dans le cadre des missions définies par la Loi.
Chaque projet est motivé par un argumentaire éventueL Il est accompagné d'emblée par un cahier des charges, technique et budgétaire, le plus précis possible.

Seule l'Assemblée plénière est habilitée à valider un tel projet après examen et avis du Bureau.

Pendant la phase d'élaboration du projet, les moyens techniques de L'URML (secrétariat, locaux, etc .. ) sont mis à la disposition du Chef de projet, sur avis du Bureau.
Chaque projet, considéré comme suffisamment étayé par les membres du Bureau est proposé à l'ordre du jour d'une Assemblée plénière pour vote.
En cas de vote de refus de l'assemblée plénière, le projet peut-être modifié et peut-être représenté au Bureau.

2/4 - Déroulement des projets

En cas de vote favorable, la réalisation est initiée dans le respect le plus strict possible du cahier des charges. Chaque acteur nommément désigné pour la réalisation du projet partage la responsabilité du bon déroulement de ce projet devant les élus. Les aspects financiers sont du ressort du Trésorier et de son adjoint, responsables de la comptabilité séparée de chaque projet.
Aucune délégation de paiement ou d'encaissement n'est possible.
Le Trésorier est tenu au respect strict des échéances prévues au cahier des charges, dans la limite de provision des comptes.
L'avancement dans la réalisation du projet est présenté au Bureau et à l'Assemblée, selon le calendrier et le budget prévus au cahier des charges.
Le Bureau a obligation de mettre à l'ordre du jour de la prochaine Assemblée plénière, l'examen d'un projet qui s'écarterait du cahier des charge, et d'en proposer les motifs argumentés par tous
les acteurs concernés. L'Assemblée doit se prononcer sur la poursuite du projet et des modifications budgétaires du calendrier proposé.
En cas de projet d'activité permanente, la validation du bilan annuel par l'Assemblée libère les participants sortants de leurs engagements dès le renouvellement des membres du groupe de travail validé par l'Assemblée, et permet l'indemnisation des participants sur les bases prévues par le cahier des charges.

3 - Télétravail

L'Assemblée ayant des moyens modernes de télétravail, grâce à l'informatique et à la télématique, ce moyen sera privilégié pour échanger des informations et des opinions, afin de limiter les déplacements et les indisponibilités. Pour un travail effectué et mandaté par le président, et sur présentation de notes d'honoraires, l'indemnisation sera de 2 C par heure.
Concernant le président, il devra être mandaté par le Bureau.

CHAPITRE IV - DISPOSITIONS DIVERSES

ARTICLE 15 - RESSOURCES DE L'UNION :

Les dépenses de L'URML sont financées par la contribution des médecins ainsi que, le cas échéant, par des subventions, dons, legs et concours financiers divers. Toutefois, ni l'Assemblée, ni le Bureau, ni les Collèges, ni aucun des membres de L'URML ne peuvent solliciter ou accepter pour le compte de celle-ci des concours qui, par leur nature ou leur importance, seraient
susceptibles de mettre en cause l'indépendance nécessaire à l'accomplissement des missions de L'URML.

ARTICLE 16 - DISPOSITIONS FINANCIERES :

1- Budget

Le budget prévisionnel des recettes et des dépenses L'URML est établi annuellement par le Trésorier,
Ce budget prévisionnel fixe en particulier :

  • les emplois et les salaires afférents
  • les charges de fonctionnement et les investissements prévisibles
  • les sommes affectées aux actions et aux projets.

Sa présentation identifie des lignes budgétaires :

  • du fonctionnement du Bureau et des collèges
  • les sommes affectées aux actions et projets votés, en cours ou prévus.

Chaque ligne répond à un cahier des charges précis.

Le budget prévisionnel est voté lors de l'Assemblée plénière ordinaire de AVRIL, à la majorité simple, pour chaque ligne budgétaire et dans sa totalité.

2- Commission de contrôle

Suivant l'article R. 4031- 41 des statuts, une commission de contrôle composé de trois membres de l'assemblée, n'ayant pas qualité de membre du bureau, est élue chaque année par l'assemblée à bulletin secret Elle élit son Président en son sein.
La Commission de Contrôle procède à toute époque au contrôle et investigations comptables et financières. Elle présente à l'Assemblée lors de la séance annuelle consacrée à l'approbation des comptes un rapport concernant la gestion de L'URML et les comptes de l'exercice, et comportant un état détaillé des recettes et de leur origine.
L'Assemblée doit adjoindre à cette Commission un Commissaire aux Comptes exerçant sa mission dans les conditions fixées par la loi du 24 Juillet 1966.

3- suivant l'article R. 4031- 42

Le budget, les comptes annuels et le rapport de la Commission de contrôle sont communiqués au Directeur Général de l'Agence Régionale de Santé.

ARTICLE 17 - INDEMNISATION ET PRISE EN CHARGE DES FRAIS :

1 - indemnisation et remboursement des frais des médecins auxquels L'URML confie des missions :

Ces frais concernent la participation aux Assemblées de L'URML, aux activités du Bureau et des collèges et aux réunions de travail.

  • Chaque réunion pour laquelle un élu ou non élu médecin est mandaté par L'URML doit obligatoirement faire l'objet d'un compte-rendu de réunion ou de travail déposé au secrétariat de L'URML dans un délai maximum de 1 mois faute de quoi la mission ne sera pas indemnisée.
  • Chaque réunion donnant lieu à des jetons de présence (AG, Bureau, Collèges) sera indemnisée à raison de 10 C.
  • Chaque réunion à laquelle un médecin est mandaté par L'URML est indemnisée à hauteur de 10 C. L'indemnisation totale ne pouvant pas dépasser 20 C par jour et par personne.
  • Les frais de déplacement pourront faire l'objet d'un remboursement ; le montant au kilomètre étant fixé à 0.64 €
  • Lors d'une réunion prévue hors département, le déplacement en avion sera remboursé sur le tarif correspondant à la classe intermédiaire.
    La perte d'activité liée au déplacement sera indemnisée 20 C forfaitairement.
    Un forfait repas de 40 € sera donné pour chaque repas (déjeuner et/ou dîner) pris lors de la mission.
    Un forfait hôtel de 150 € sera donné par nuit lors de la mission petit déjeuner inclus.
    Les paiements des forfaits seront conditionnés par la production de notes de frais et les remboursements par les factures correspondantes (taxis et avion par exemple).
  • Concernant le Bureau, le travail effectué par chaque membre dans les locaux de L'URML sera indemnisé 3 C de l'heure de présence effective.

ARTICLE 18 - MODIFICATIONS DU REGLEMENT INTERIEUR :

Le Règlement intérieur peut être modifié par décision de l'Assemblée de L'URML adoptée à la majorité des deux tiers des membres présents, sur proposition du Bureau ou à la demande de la moitié au mOlfiS des membres de l'Assemblée transmise au Bureau.

Le Règlement intérieur ainsi que toute modification sont communiqués au Directeur Général de l'ARS.

Fait au Port, le 04 février 2011

Le Secrétaire :

LIECHTMANEGER Hervé

Le Président :

Docteur RAHMANI François

Le Trésorier :

Docteur VASSAS Frédéric

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LOIS et RÉGLEMENTATIONS

PERMANENCE DE SOINS
FORMATIONS